Service Design and Transition

Selamat datang kembali di halaman blog saya di incrediblefoundertutorial. Semoga pembaca dalam keadaan sehat selalu dan tidak bosan untuk mengunjungi situs ini. Pada postingan kali ini, saya akan membahas kelanjutan dari postingan saya sebelumnya mengenai Strategi Layanan yaitu pembahasan tentang Desain Layanan dan Transisi. Baiklah mari kita bahas mendalam.

A. DESAIN LAYANAN

Pengantar

Desain Layanan merupakan kegiatan perencanaan dan pengorganisasian orang , infrastruktur , komunikasi dan komponen material layanan dalam rangka meningkatkan kualitas dan interaksi antara penyedia layanan dan pelanggan . Tujuan dari metodologi desain layanan adalah untuk merancang sesuai dengan kebutuhan pelanggan atau peserta,sehingga layanan ini , kompetitif dan relevan kepada pelanggan user-friendly.

Mengapa harus Desain Layanan ?

Karena layanan Desain adalah kegiatan perencanaan dan pengorganisasian orang, infrastruktur, komunikasi dan komponen material layanan dalam rangka meningkatkan kualitas dan interaksi antara penyedia layanan dan pelanggan. Service Design Agar layanan TI dapat memberikan manfaat kepada pihak bisnis, layanan - layanan TI tersebut harus terlebih dahulu di desain dengan acuan tujuan bisnis dari pelanggan. Service Design memberikan panduan kepada organisasi TI untuk dapat secara sistematis dan best practice mendesain dan membangun layanan TI maupun implementasi ITSM itu sendiri. Service Design berisi prinsip - prinsip dan metode - metode desain untuk mengkonversi tujuan - tujuan strategis organisasi TI dan bisnis menjadi portofolio/koleksi layanan TI serta aset - aset layanan, seperti server, storage dan sebagainya.

Tidak setiap perubahan akan memerlukan kegiatan desain layanan. Sebaliknya ini disediakan untuk perubahan 'Signifikan'. Setiap organisasi harus memutuskan definisi sendiri 'Signifikan' dan menggunakan proses perubahan manajemen untuk menilai signifikansi dari setiap perubahan dan karena itu apakah kegiatan desain layanan harus digunakan. desain pelayanan yang baik akan memberikan berbagai manfaat bisnis yang membantu untuk menggarisbawahi pentingnya dalam desain layanan baru dan berubah. Ini adalah sebagai berikut:

• Layanan biaya rendah karena dukungan dan peningkatan yang lebih rendah biaya, yang mengarah untuk menurunkan total biaya kepemilikan (TCO).

• Layanan yang secara konsisten memberikan tingkat yang diperlukan kualitas dan keselarasan untuk bisnis dan kebutuhan pelanggan.

• Lebih cepat dan lebih mudah pengenalan layanan baru dan perubahan.

• Tata kelola yang lebih baik untuk memastikan kepatuhan terhadap aturan hukum dan perusahaan dan pedoman 

• Kemampuan pengukuran yang lebih baik untuk mendukung pengambilan keputusan dan terus-menerus perbaikan.

Lima Aspek utama dari desain layanan terhadap ITIL

ITIL membantu mencegah hal ini dengan menawarkan panduan tentang mempersiapkan dan merencanakan penggunaan orang, proses, produk dan mitra.

ITIL(Information Technology Infrastructure Library) secara resmi mengakui lima aspek yang terpisah dari desain layanan yang bersama-sama menggambarkan ruang lingkup ini bagian dari siklus hidup layanan:

1. Pengenalan layanan baru atau diubah melalui identifikasi akurat kebutuhan bisnis dan definisi yang disepakati persyaratan layanan.
2. Sistem manajemen layanan dan alat-alat seperti portofolio layanan, memastikan saling konsistensi dengan layanan lain dan alat yang tepat dukungan.
3. Kemampuan arsitektur teknologi dan sistem manajemen untuk mengoperasikan dan memelihara layanan baru.
4. Kemampuan semua proses, bukan hanya orang-orang dalam desain layanan, untuk mengoperasikan dan memelihara layanan baru dan berubah.
5. Merancang dalam metode pengukuran yang tepat dan metrik yang diperlukan untuk analisis kinerja pelayanan, meningkatkan pengambilan keputusan dan perbaikan terus-menerus.

Tujuan Desain Layanan :

• Mempertemukan manfaat bisnis yang telah disetujui.
• Proses untuk menunjang siklus hidup layanan.
• Mengidentifikasi dan mengeloli resiko.
• Desain Keamanan & kerentanan infrastruktur TI.
• Membangun keahlian & kemampuan dalam TI.
• Kontribusi pada keseluruhan peningkatan kualitas layanan TI.

Paket pada Desain Layanan

Paket desain layanan itu menjelaskan seluruh aspek dalam layanan TI dan keseluruhan persyaratan dari setiap tingkatan dalam siklus hidup layanan(SDLC). SDP dihasilkan untuk setiap layanan TI baru, perubahan mayor, atau layanan TI yang dikeluarkan. Tahap desain mengambil satu set persyaratan bisnis baru atau diubah dan mengembangkan solusi untuk menemui mereka. Solusinya dikembangkan diteruskan ke transisi layanan yang akan dibangun, diuji dan disebarkan ke lingkungan hidup.

Berikut isi dari paket desain layanan :

• Definisi layanan, setuju kebutuhan bisnis dan bagaimana dan di mana layanan akan digunakan
• Desain layanan termasuk desain arsitektur, persyaratan fungsional, SR / SLA (jika tersedia), layanan dan persyaratan manajemen operasional termasuk metrik dan indikator kinerja utama, layanan pendukung dan perjanjian.
• Model layanan menunjukkan struktur keseluruhan dan dinamika layanan, menunjukkan bagaimana pelanggan dan layanan aset, fungsi manajemen layanan dan proses dating bersama-sama untuk memberikan nilai.
• Penilaian kesiapan organisasi dan implikasinya.
• Rencana yang mencakup semua tahap siklus hidup layanan.
• Rencana untuk transisi layanan (meliputi membangun dan perakitan, pengujian, rilis dan penyebaran) dan untuk penerimaan layanan operasional.
• Kriteria penerimaan dan strategi dan rencana untuk pengujian penerimaan pengguna.

 B. TRANSISI LAYANAN

Pengantar 

Sering terjadi pemutusan antara pembangunan dan operasi departemen dalam IT, telah menyebabkan banyak implementasi yang gagal dari layanan baru atau diubah. Layanan transisi berkaitan dengan menjembatani kesenjangan yang lancar, memastikan bahwa persyaratan operasional sepenuhnya dipertimbangkan dan dipenuhi sebelum apa-apa dipindahkan ke lingkungan hidup, termasuk dokumentasi dan pelatihan bagi pengguna dan staf pendukung. Layanan transisi juga bertanggung jawab untuk dekomisioning dan penghapusan layanan yang tidak lagi diperlukan.

Transisi yang mulus dicapai dengan mengambil paket desain layanan baru atau diubah (SDP) dari tahap desain layanan, pengujian untuk memastikan bahwa itu benar memenuhi kebutuhan bisnis, dan menggunakan itu dalam lingkungan produksi.

Service Transition memiliki proses didalamnya,yaitu :

1. Transition Planning and Support
Langkah pertama yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk mengolah transisi yang akan dilakukan,mulai dari kondisi terkini hingga menuju rancangan yang telah di definisikan.

2. Change Management
Proses yang berkaitan dengan mengelola perubahan. Contohnya; kejelasan tentang visi, ketersediaan sumber daya,skema intensif.

3. Service Asset and Configuration Management
Memberikan pengetahuan bahwa sahnya setiap model layanan membutuhkan sumber daya dan asset teknologi informasi yang berbeda-beda,sehingga harus ada manajemen konfigurasi yang telah ditetapkan.

4. Release and Deployment Management
Sebuah Proses pengolahan layanan teknologi informasi yang dibutuhkan.Karena sebuah produk,karakter dan profile juga akan berkembang dari hari ke hari,begitu pula sistemnya yang harus dikelola.

5. Service Validation and Testing
Proses untung melakukan validasi dan melakukan test pada sebuah layanan teknologi informasi.

6. Evaluation
Merupakan aktivitas mengevaluasi perubahan yang telah dilakukan, terutama dalam konteks efektivitas layanan teknologi informasi yang telah diimplementasikan perusahaan.

7. Knowledge Management
Kegiatan merekam,meyimpan,dan mengelola,pengetahuan bersama yang dimiliki oleh perusahaan untuk kebutuhan pembelajaran dikemudian hari,sehingga perusahaan dapat belajar dari kesalahan masa lalu dan mengkoreksinya dimasa yang akan mendatang untuk berbagai kebutuhan.


Maksud dan Tujuan :

• Menetapkan harapan pelanggan tentang bagaimana layanan baru atau diubah akan memungkinkan perubahan bisnis.
• Memungkinkan pelanggan untuk mengintegrasikan rilis mulus ke dalam bisnis mereka.
• Mengurangi variasi dalam kinerja diprediksi dan aktual dari layanan setelah mereka diperkenalkan.
• Mengurangi kesalahan dikenal dan meminimalkan risiko dari perubahan.
• Memastikan bahwa layanan dapat digunakan dalam cara di mana diperlukan
• Merencanakan dan mengelola sumber daya untuk memperkenalkan dan mengaktifkan layanan baru atau diubah dengan lingkungan hidup dalam biaya, kualitas dan waktu yang diprediksi perkiraan.
• Meminimalkan dampak yang tidak diperkirakan pada jasa produksi, operasi dan dukungan organisasi;
• Peningkatan pelanggan, pengguna dan manajemen pelayanan staf kepuasan dengan penyebaran layanan baru atau diubah, termasuk komunikasi, rilis dokumentasi, pelatihan dan transfer pengetahuan.
• Peningkatan penggunaan yang benar dari layanan dan aplikasi yang mendasaridansolusi teknologi;
• Memberikan rencana yang jelas dan komprehensif yang memungkinkan  keselarasan antara bisnis dan layanan transisi.

Tantangan dari Transisi layanan :

Dalam membangun transisi layanan yang efektif memiliki tantangan. Berikut ini adalah beberapa masalah yang bisa timbul dan perlu dikelola :
1. Memastikan bahwa semua aktivitas perubahan didorong melalui transisi layanan .
2. Menyeimbangkan kebutuhan yang berkembang dari bisnis terhadap kebutuhan untuk melindungi layanan hidup (yaitu menjadi responsif sembari mempertahankan perlindungan yang sesuai ) .
3.Mengintegrasikan dengan pengembangan dan proyek siklus hidup yang tradisional independen.
4. Memiliki kewenangan dan pemberdayaan yang tepat untuk menjalankan proses seperti yang didefinisikan .
5. Mengelola persepsi masyarakat sehingga proses tidak dipandang sebagai penghalang untuk mengubah birokrasi .


Peran dari Transisi layanan :

Sementara peran dasar layanan transisi ini adalah untuk mengimplementasikan layanan baru atau diubah, perubahan penting apapun dapat melibatkan perubahan organisasi, mulai dari bergerak beberapa staf untuk bekerja dari tempat baru hingga perubahan besar dalam sifat kerja bisnis.

Upaya perubahan organisasi gagal atau jatuh pendek dari tujuan mereka karena perubahan dan transisi tidak dipimpin, dikelola dan dipantau secara efisien di seluruh organisasi dan seluruh proses perubahan. oleh karena itu layanan transisi perlu memastikan bahwa setiap implikasi tersebut dianggap dan dibawa ke perhatian dari pemangku kepentingan terkait untuk memastikan bahwa organisasi siap untuk menerima dan menggunakan layanan baru ketika diperkenalkan.
Dan Manajer Layanan transisi bertanggung jawab untuk merencanakan dan mengkoordinasikan sumber daya untuk menyebarkan rilis utama dalam biaya, waktu dan prediksi kualitas.

Jadi, Singkatnya, transisi layanan yang efektif adalah bagian penting dari pemerintahan yang baik. Perubahan bisa dirangkul lebih cepat dan lebih efektif tanpa merusak bisnis, dan bisnis, pelanggan dan karyawan semua bisa berubah wajah dengan keyakinan lebih besar dalam hasilnya. Semua orang tahu apa yang diharapkan dan, jika layanan transisi yang efektif, harapan-harapan akan ditanggung dalam realitas.

Sumber :
- Interaction-design.org 
- Trydesignlab.com